Открывая организацию, ее владельцы озабочены вопросом — какая документация должна присутствовать, чтобы пройти проверку контролирующих органов, а также избежать проблем с законом. Ключевым моментом являются учредительные документы. Это перечень официальных бумаг, являющихся юридическим основанием для существования организации, а также определяющие ее правовой статус.
В них должна присутствовать информация о предприятии, которое было создано, а также обо всех, кто является владельцами, учредителями или соучредителями, крупными инвесторами. Ведение документооборота и его правильное хранение – это задача руководителя. По первому требованию управленческих органов он должен предоставлять все бумаги, имеющие статус учредительных. К таковым относятся организации, которые выдают сертификаты, продлят лицензию и совершают любые другие операции, способные повлиять на деятельность и существование организации. Юридические лица могут создавать компании и осуществлять свою деятельность на основании утвержденных на совете бумаг. Учредительные документы регулируется Федеральными законами №236-ФЗ и №209-ФЗ.
В то же время юридические лица могут осуществлять деятельность на основании типового устава, он разрабатывается не самой компанией, а государственными органами. В нем отсутствует информация о названии фирмы, ее месте расположения, размере уставного капитала. Пункт 2 Федерального закона 209-ФЗ регламентирует, что как только юридическое лицо попадает в специальный реестр, эти данные можно почерпнуть оттуда.
Перечень учредительных документов организации
Существует несколько типов учредительных документов, каждый из которых чрезвычайно важен и должен присутствовать в пакете. Среди них:
- Протокол собрания. Он оформляется в самом начале регистрации организации. Этот документ подтверждает, что предприятие появилась и начинает свою деятельность. В протоколе отображается фирменное название компании, состав учредителей, а также дата мероприятия. Как только принято решение открыть организацию, составлен протокол, не позднее чем на 5 день пакет документов направляется в налоговую инспекцию. Определяется генеральный директор, который будет ответственным за работу компании, он уполномочен вести деловые переговоры, подписывать контракты и договоры, закрепляя их личной подписью.
- Устав предприятия. На его основании созданные организации имеют право функционировать, не отступая от него ни на шаг. Этот документ имеет юридическую силу, а его нюансы прописаны в законе. Если устав организации противоречит этому нормативно-правовому акту, он будет признан недействительным. Необходимо ответственным лицам внимательно ознакомиться со всеми главами и статьями закона, они должны быть продублированы в самом уставе. Такой документ является многостраничным, после принятия его страницы нумеруют, прошивают, также необходимо скрепление печатью и подписью.
- Учредительский договор. Если при открытии компании в качестве учредителей выступает несколько человек, необходимо заключить учредительный договор. В нем четко прописывается, какой вклад внес в организацию и ее развитие каждый из них, кто за что отвечает, полномочия каждого соучредителя. Необходимо прописать паспортные данные всех, кто причастен к организации фирмы.
- Приказ о назначении главного бухгалтера. Любое предприятие или организация должна иметь штатного главного бухгалтера, в противном случае государственные органы не зарегистрируют фирму. Этот специалист отвечает за ведение учета финансов, документооборот, вычисление из работников налогов, расчет с ними и другие операции. Документы составляются не в срочном порядке, это можно сделать после регистрации фирмы.
- Договор на аренду помещения, где будет размещен офис компании. Это юридический адрес организации, который указывается на официальных реквизитах. Данный документ стал актуальным в 2014 году, ранее он не требовался. Если его не предоставить, в банке могут не открыть расчетный счет.
Требования к оформлению бумаг
Учредительные документы должны быть оформлены в соответствии со следующими правилами:
- бумаги оформляются в письменном виде, государственные органы при регистрации могут потребовать их электронный вариант;
- при составлении заявления необходимо заполнить его от руки разборчивым почерком и печатными буквами;
- если в документе более одной страницы, он обязательно прошивается, нумеруется и скрепляется печатью;
- сзади документа на связывающий узел наклеивается надпись, на которой от руки указывается количество листов, ставится подпись заявителя или нотариуса.
Документы располагаются в одной папке и хранятся в сейфе кабинете руководителя. При пропаже или утере одного из них, не стоит паниковать, бумаги легко восстановить.
