Объяснительная записка относится к деловым документам, составляется для пояснения причин совершённого поступка, восстановления событий внештатного происшествия или разъяснения пунктов отчётов и планов. Документ пишется в свободной форме на имя руководителя организации, потребовавшей записку. Обязательно указывается дата и кем составлена бумага.
Основная цель оформления пояснительной записки – это составить объективную картину случившегося, дать возможность каждому участнику или виновнику происшествия пояснить ситуацию и назвать причины произошедшего. Документ необходим для проведения объективного расследования и принятия адекватного решения о наказании, предоставляет возможность высказаться или привести веские аргументы в свою защиту, пересказать события для предоставления информации.
Виды объяснительных записок
Объяснительная отличается от остальных документов, пишется в произвольной форме, не отражает просьб или заявлений, не содержит предложений и выводов, а формируется для пересказа событий или причин. Записки разделяются на два вида:
- Объяснительные, составляемые в процессе трудовых и общественных отношений. К ним относятся записки, излагающие причины опозданий, отсутствия на работе, дисциплинарных нарушений, неисполнения обязанностей и возникновения чрезвычайных ситуаций. Документ также может быть затребован со всех участников события для восстановления точной последовательности происшествия.
- Объяснительные, используемые для описания основных разделов главного документа – отчёта или плана. В этом случае записка поясняет представленные расчёты, распределения или направление потоков, помогает глубже вникнуть в суть проекта или раскрыть цель операции. Документ не должен содержать замечаний и предложений.
Объяснительные записки дают возможность оправдаться за совершённый поступок на службе, в общеобразовательном и правоохранительном учреждении, указать причины и донести свою точку зрения произошедшего случая. Работник или участник происшествия может отказаться от составления объяснительной записки и не понесёт за это никакой ответственности. На предприятии и в организациях документ передаётся руководителю для определения меры взыскания.
Как правильно оформить объяснительную записку
Объяснительная не имеет стандартного шаблона, но обязательно включает следующие пункты:
- наименование организации, должность, фамилию и инициалы руководителя, кому передаётся записка;
- должность и Ф.И.О. составителя документа;
- наименование – «объяснительная записка» в центре листа без кавычек;
- заголовок к тексту – «касательно пропуска, опоздания и т. д. или о прогуле, невыполнении плана и другое»;
- текст объяснения содержит сначала факты, потом перечисляются причины;
- в конце описания указывается фамилия и инициалы составителя, дата и подпись.
Документ пишется на обычных листах формата А4 и может быть оформлен от руки. Обязательно проставляется дата. Особенно это важно при оформлении записки работником, нарушившим правила дисциплины или уклонившимся от исполнения обязанностей. В этом случае выделяется два дня для предоставления объяснения. В случае применения к служащему дисциплинарного наказания составленный документ хранится в организации на протяжении трёх лет.
Требования, предъявляемые к объяснительной записке
Основным разделом объяснительной является текст, где излагаются события или причины совершённого поступка. При составлении документа учитываются основные требования деловой переписки:
- Описание пишется от первого лица с учётом хронологии событий.
- Используются краткие, чётко сформулированные предложения и достоверная информация.
- Исключается ненормативная лексика и длинные речевые обороты.
- Текст должен дать чёткие объяснения, понятное отражение событий с использованием дат и времени.
- Сначала указываются факты произошедшего, потом перечисляются причины случившегося.
Объяснительные записки в школу, написанные родителями или официальными опекунами ребёнка, обязательно имеют пояснения кем они составлены и не требуют использования заголовка к основному тексту. Документ пишется на имя директора, должен содержать информацию об ученике и классе, в котором он учится.
Объяснительная записка не подтверждает вину работника или учащегося, а становится вспомогательным звеном для уточнения событий и объяснения поступка. При вынесении решения о дисциплинарном взыскании документ может смягчить наказание. Остаётся только привести веские аргументы, указать причины обстоятельств, перечислить принятые действия и правильно составить объяснительную.
Скачать пример объяснительной записки
