В рамках рабочей деятельности хоть раз в жизни каждый сотрудник сталкивался с понятием служебная командировка. Компании отправляют своих рабочих в различные поездки с целью обучения, обмена опытом или выполнения определенных обязательств. Однако получить распоряжение от руководства и выполнить его – это еще не весь процесс, существует ряд тонкостей.
Командировка – это выполнение сотрудником любого типа служебного задания не на основном месте работы. Зачастую она связана с выездом за пределы города, где расположена организация. Разрабатывать каналы поставки и выполнять вариативный ряд задач – это также задания для командировочного лица.
Обратите внимание! Если специфика работы сотрудника связана с постоянными выездами в другой город или страну, то такие поездки командировкой не считаются.
Оформление данного типа поездки возможно только рабочим, которые трудоустроены официально, за ними числится трудовой стаж, им выплачивается определенная заработная плата. Если трудовой договор отсутствует, ни о какой поездке не может быть и речи. Сотрудник вправе от нее отказаться и к нему не будут применены никакие меры взыскания согласно законодательства.
Кого нельзя отправить в поездку
Существует ряд сотрудников, которых работодатель не имеет законного права отправить в командировку. К ним принадлежат:
- женщины, находящиеся на любом сроке беременности;
- сотрудники, пребывающие на больничном или ухаживающие за больным родственником;
- когда у работника есть уважительная причина, подтвержденная документально;
- родителей, у которых есть на иждивении ребенок инвалид, не достигший 18 лет;
- женщины, у которых есть ребенок до 3 лет.
Все остальные случаи не являются основаниями для отказа трудоустроенного сотрудника от командировки. В противном случае работодатель может наложить штраф или применить другой вид административного наказания, даже попросить написать заявление об уходе по собственному желанию или уволить по статье.
Документальное регулирование командировки
Собираясь в поездку, необходимо собрать ряд бумаг, отсутствие даже одной из них чревато неблагоприятными последствиями. Обязательно должно присутствовать служебное положение, регламентирующее ключевые моменты: цель путешествия, его срок, сумму расходов, оплату суточных, начисление заработной платы. Оформлением таких документов занимается либо бухгалтерия, либо отдел кадров. Все зависит от того, какой масштаб предприятия и каковы функциональные обязанности, возложенные на каждый из подразделов. Подготовленное служебное положение рассматривается руководителем, если у него нет замечаний, он его подписывает. Сразу после этого сотрудник может спокойно отправляться в командировку, будучи уверенным, что все его расходы будут оплачены в полном объеме.
Если необходимо изменить срок поездки, этот пункт вносится в положение и оформляется отдельно, но только после того, как сотрудник согласен на продление.
Нужно составить две бумаги: в первой указывается причина увеличения срока поездки, а также время ее завершения (или предполагаемая дата) и приказ. Бывает, что перед выездом стало известно, что необходимости в командировке нет. В этом случае оформляется официальная отмена. В первую очередь предупреждается сотрудник, которого планировали отправить в деловую поездку. Если он уже успел получить деньги на расходы, не позднее чем на третий день их необходимо вернуть компании.
Чтобы эффективно выполнять поставленные руководителем задачи, многие сотрудники нуждаются в специальных удостоверениях. В них ставят печати – отметки о прибытии в определенное место. С работника другая сторона вправе потребовать это удостоверение для ознакомления. Оно не требуется в том случае, если путешествие планируется в другую страну.
Обязательно нужно собрать документы, связанные с проживанием. Эта статья расходов полностью возложена на работодателя, в некоторых случаях разместить командировочного может принимающая сторона. Это правило не действует, если принимающая сторона предоставляет бесплатную квартиру или комнату с обязательным оформлением договора найма.
